Dalam rentang beberapa tahun ke depan, bisa jadi pemanfaatan kantor elektronik (e-office) akan semakin marak. Hal ini sejalan dengan tekad pemerintah untuk melakukan penyederhanaan birokrasi. Kabinet Indonesia Maju menjadikan penyederhanaan birokrasi sebagai salah satu dari lima program prioritas yang sedang dan hendak dijalankan.

Penerapan e-office merupakan salah satu tahap dari dua tahap penyederhanaan birokrasi lainnya. Jika e-office merupakan tahap panjangnya, kita tahu bahwa tahap awal dari penyederhanaan birokrasi yang sudah berjalan adalah identifikasi dan kajian instansi pemerintah, pemetaan jabatan, penyusunan kebijakan terkait, dan lain sebagainya.

Sementara itu, yang tengah ramai dihadapi bersama, tahap menengahnya adalah penyelarasan kebijakan jabatan fungsional (JF) untuk penilaian kinerja JF, penyesuaian kebijakan JF, serta implementasi pengangkatan/perpindahan jabatan administrasi ke fungsional.

Tiga tahapan itu, jika diringkas, pada dasarnya adalah bagaimana menjadikan kantor lebih efektif dan efisien. Perkara rantai pekerjaan dan orang di dalamnya adalah satu hal, namun efektifitas kantor adalah hal lain dan bernilai lebih di atasnya.

“Sayang”nya, idealitas seperti ini terjadi dan berlangsung di era penuh disrupsi seperti saat ini. Berbagai kebijakan yang menekankan perubahan dan pergeseran masif tersebut berlangsung di tengah serbaneka tantangan dan perkembangan yang mewujud dan berkelindan dalam beberapa hal.

Pertama, situasi dan kondisi pandemi. Di tengah situasi pandemi Covid-19 yang menyebabkan rutinitas dan pekerjaan lebih banyak dijalankan di rumah (work from home), gagasan dan langkah perubahan tersebut bisa jadi terkendala dalam pengorganisasian pekerjaan dan jabatan. Fungsionalitas jabatan dan pekerjaan tidak bisa segera landed karena problem pandemik yang belum teratasi. Dengan masih mengedepankan sistem pekerjaan yang distantif, kesiapan dan adaptasi amanah perubahan itu memiliki tantangan tersendiri.

Kedua, pergeseran basis model pekerjaan. Lazim dikenal bahwa dampak revolusi industri 4.0, dan lanjutannya, makin meminggirkan peran individu dalam konteks pekerjaan. Dalam kaitan ini, suka atau tidak suka, ide untuk lebih mengedepankan kecerdasan artifisial (artificial intelligent), akan datang menghampiri dalam segala bentuknya. “Beruntung”, kondisi pandemi sedikit banyak menjadi rem atas kedatangannya.

Dengan faktor demikian, perubahan yang akan datang bersamaan dengan perubahan fungsional tersebut bisa jadi akan berjalan tidak dengan segera. Namun demikian, pada dasarnya adaptasi dan kesediaan untuk menjalani hal-hal baru perlu ditopang dengan semangat kolektif dan budaya belajar yang memadai.

Budaya Belajar

Pada beberapa institusi dan korporasi terdepan dalam dan luar negeri, jamak ditemui adanya pusat belajar (learning centre). Mudah menemukannya, karena lembaga ini pada beberapa institusi menjadi garda terdepan perubahan. Secara umum, learning centre adalah wahana untuk meningkatkan kapasitas SDM (Sumber Daya Manusia) yang bersifat fast response, adaptif, partisipatif, dan memudahkan aksesnya. Dari sifat-sifatnya, kurang lebih semacam “diklat” alternatif.

Jika kediklatan sejauh ini lebih banyak bergantung pada kesempatan yang terbatas, learning centre, sebagaimana yang banyak dikembangkan di berbagai lembaga, berupa open courses yang bisa diikuti secara luas dengan memakai platform dan pendekatan digital dan online.

Kesempatan dan ide positif learning centre bisa dibayangkan lebih jauh sebagai bagian dari knowledge management system. Selama ini, pemahaman tentang knowledge management (KM) bisa jadi masih belum jelas dan terukur dengan baik. Padahal KM merupakan salah satu dari delapan area perubahan dalam Reformasi Birokrasi. Hal demikian di antaranya karena ranah perspektifnya yang mengukur sisi tangible dan intangible. Sederhananya, mengukur yang nyata saja tidak mudah, apalagi mengukur yang tidak kelihatan.

Learning centre sebagai bagian dari knowledge management system akan mengkapitalisasi SDM dengan menjadikan individu di dalamnya secara interaktif dan bersama-sama meningkatkan kapasitas untuk mendukung visi dan misi organisasi. Learning centre menjadikan individu sebagai pusat dan aset perubahan itu dalam rupa-rupa upaya pengembangan kapasitas.

Sebagai bagian penting dari KM, learning centre dapat pula diposisikan sebagai wahana knowledge repository. Berbagai workshop dan diseminasi kebijakan yang dijalankan dapat diringkas dan disimpan di learning centre untuk menjadi bahan belajar bersama sekaligus menjadi tantangan untuk membuat hal baru dari yang sudah ada. Rasanya, efektifitas dan efisiensi berbicara banyak dalam hal ini.

Sebagai wahana untuk belajar dan berkembang bersama, seluruh elemen dan unit dapat berpartisipasi di dalamnya. Bentuknya, penjelasan tentang berbagai hal teknis terkait kelembagaan dan program yang dijalankan bisa dijelaskan oleh masing-masing pengelolanya. Hasilnya, berbagai kebijakan dan praktek baik dapat tersampaikan dengan lebih detil, dengan masing-masing pengelola bertanggung jawab penuh terhadap substansi yang disampaikan.

Dalam kaitan demikian, ide-ide tentang perubahan dan perampingan bukan menjadi sesuatu yang bersifat drastis dan mengkhawatirkan, karena telah berkembang budaya belajar yang, di antaranya, digawangi learning centre tersebut. Dengan budaya belajar, disrupsi dan kemajuan teknologi yang akan mengubah bussiness model tradisional dan konvensional bukanlah sebangsa hantu yang perlu ditakuti.

Nalar belajar akan memungkinkan kesediaan secara kolektif untuk mempelajari keterampilan baru, mengembangkan dan beradaptasi terhadap produk dan layanan yang inovatif, dan mengadopsi teknologi baru. Jika keharusan untuk berubah menuntut kesediaan dan kesiapan yang memadai di berbagai aspek, maka nalar belajar memungkinkan semua pihak untuk bersama menyongsong perubahan itu dengan semangat dan kapasitas positif.

Saiful Maarif, bekerja pada Dit PAI Ditjen Pendidikan Islam