Pada era disrupsi seperti saat ini, pengembangan kompetensi menemukan peran signifikan bagi suatu organisasi, tak terkecuali birokrasi kementerian. Program reformasi birokrasi menuntut digitalisasi birokrasi pada setiap lini pekerjaan, termasuk layanan keagamaan. Menjawab tuntutan inilah Gus Menteri Agama, Yaqut Cholil Qoumas, menetapkan “Transformasi Digital bagi Layanan Keagamaan” sebagai salah satu program prioritas. Menindaklanjuti program itu, lembaga pelatihan melakukan digitalisasi pengembangan kompetensi pada penyelenggaraan pelatihan.

Saat ini Pusdiklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan Badan Litbang dan Diklat sedang mengembangkan pelatihan melalui aplikasi PINTAR, sebuah platform layanan pelatihan online berbasis Massive Open Online Course (MOOC), yaitu pelatihan dengan akses terbuka yang dapat diikuti oleh banyak peserta pada saat bersamaan.

MOOC sendiri merupakan program pembelajaran jarak jauh menggunakan media internet yang saat ini dipakai oleh banyak lembaga untuk menggantikan pelatihan-pelatihan tatap muka. Pelatihan ini dijalankan oleh mesin, menjangkau jumlah peserta sangat besar, dan menghasilkan kualitas pembelajaran yang sangat bagus. Massive, artinya pelatihan ini dapat menjangkau peserta dalam jumlah yang sangat banyak. Open, artinya pembelajaran dapat dilakukan secara mandiri oleh peserta dan siapapun boleh mengikuti pelatihan. Similar content, artinya kualitas pembelajaran ini sama dengan kualitas pembelajaran tatap muka.

Aplikasi Pintar mendapat dukungan Menteri Agama RI saat melaunching Digital Learning Center (DLC) beberapa bulan lalu. Karena sifatnya massif dan terbuka bagi ASN Kemenag, serta dijalankan dengan metode asynchronous, aplikasi ini merupakan terobosan penting, khususnya menghadirkan inovasi layanan pelatihan non klasikal yang tak terbatas daya tampungnya.

Dibandingkan dengan platform serupa, MOOC Pintar adalah satu-satunya aplikasi pelatihan yang dimiliki Kementerian Agama. Aplikasi Pintar ini pertama kali digunakan pada 18 Juli tahun 2022. Saat pertama kali digunakan, yaitu pelatihan “Media Pembelajaran Berbasis Multimedia” periode 18-24 Juli 2022, hanya ada 1.037 peserta. Tak sampai satu tahun, aplikasi ini telah dan dapat menampung peserta pelatihan sebanyak 33.516 peserta dari unsur guru, kepala madrasah, pengawas, penghulu, penyuluh agama, dosen, dan sebagainya. Jumlah tersebut lonjakan sangat besar berkenaan dengan daya tampung pelatihan yang dilaksanakan Pusdiklat, meskipun belum dapat diakses oleh semua ASN.

Kesenjangan dan Daya Tampung Pelatihan

Kementerian Agama adalah salah satu kementerian yang memiliki mandat mengelola sumber daya manusia sangat besar. Data yang tercatat di Biro Humas Data dan Informasi menunjukkan ada 1.873.281 orang yang menjadi tanggung jawab Kementerian Agama untuk dilatih dan dikembangkan kompetensinya. Terdiri dari 758.507 orang guru madrasah, 230.029 orang guru Pendidikan Agama Islam, 160.793 orang ustadz pondok pesantren, 581.874 guru madrasah diniyah, 10.000 orang guru non muslim, 30.524 orang dosen perguruan tinggi keagamaan, 8.773 orang penghulu, dan 106.894 orang penyuluh agama. Jumlah ini belum memasukkan tenaga keagamaan yang bersentuhan dengan tugas-tugas keagamaan seperti majelis taklim, pesantren, petugas masjid, petugas zakat atau wakaf, tokoh agama, dan lembaga keagamaan, serta aktivis produk halal.

Sebelum Juli 2022, pelatihan yang dilaksanakan Pusdiklat maupun Balai Diklat/Loka Keagamaan (BDK/Loka) di 16 titik lokasi dilakukan melalui pelatihan tatap muka. Daya tampung pelatihan tatap muka ini hanya menjangkau tak lebih 60.800 orang dalam setahun. Jadi, jika jumlah SDM yang harus ditingkatkan kompetensinya dibagi dengan daya tampung setiap tahun, siklus orang mengikuti pelatihan dari satu periode ke periode selanjutnya sekitar 44 tahun. Ilustrasinya, jika seorang PNS, setelah mengikuti pelatihan dasar (latsar), dia tidak akan pernah mendapatkan kesempatan mengikuti pelatihan atau pengembangan kompetensi selanjutnya sampai pensiun.

Padahal pelatihan dan pengembangan kompetensi bagi ASN adalah hak yang harus ditunaikan oleh lembaga pelatihan seperti Pusdiklat. Peraturan Pemerintah nomor 17 tahun 2020 pasal 203 ayat (3) menyebutkan bahwa “Setiap PNS memiliki hak dan kesempatan yang sama untuk diikutsertakan dalam pengembangan kompetensi. Pasal (4): Pengembangan kompetensi bagi setiap PNS dilakukan paling sedikit 20 (dua puluh) jam pelajaran dalam 1 satu tahun.

Jelas bahwa hak ASN mengikuti pelatihan ini belum dapat dipenuhi oleh Pusdiklat dan BDK/Loka. Masih ada gap atau kesenjangan yang besar antara jumlah ASN yang harus dilatih dengan daya tampung pelatihan yang terbatas. Berdasarkan kondisi inilah, kehadiran MOOC Pintar sebagai platform pelatihan online diharapkan dapat menjawab tantangan tersebut.

Kapasitas Kelembagaan

Secara struktur, pengelola MOOC Pintar berada di salah satu divisi (tim kerja) di Pusdiklat Tenaga Teknis. Dipimpin oleh Kordinator Tim Kerja, divisi MOOC Pintar memiliki daya dukung yang cukup representatif, meskipun belum ideal dan belum well organized atau well supported terhadap kebutuhan pelatihan dan/atau pengembangan SDM Kemenag. Ada tiga daya dukung yang secara substansial masih menjadi kendala bagi pengembangan MOOC Pintar.

Pertama, daya dukung personil pengelola. Saat ini baru ada 11 personil yang secara aktif mengawal MOOC Pintar. Terdiri dari pengembang teknologi pembelajaran, penyusun program diklat, programer, videographer, dan tim studio produksi media pembelajaran, editor audio visual, editor animasi, kameramen, dan audioman. Namun kekhasan platform pelatihan melalui Pintar ini ada pada talent, yakni orang yang harus merumuskan kurikulum dan sylabus, penyiap bahan, penulis soal ujian, narasumber, dan pengisi konten (content creator). Pada aspek ini Pusdiklat Teknis memiliki 24 widyaiswara di internal dan 238 widyaiswara eksternal yang belum dimanfaatkan maksimal.

Ketergantungan pada pengembang atau mengandalkan pihak ketiga untuk develop system dan aplikasi juga menjadi kendala serius. Hal ini karena sumberdaya ASN yang ada di internal Pusdiklat tidak memiliki kapasitas untuk mengembangkan aplikasi.

Kedua, daya dukung sarana prasarana. Pintar dilengkapi dengan studio yang representatif untuk memproduksi media pembelajaran. Semua peralatan yang ada sudah standard broadcast, mulai dari green screen, lighting, camera dan lensa, audio, mixer, hingga laptop editing dengan RAM 32 GB yang bisa membantu mempercepat proses rendering. Namun dibanding kebutuhan pelatihan dan variasi jabatan fungsional, serta besarnya minat ASN yang memerlukan pelatihan, sarpras itu tidak mencukupi. Penyesuaian mesin dan kapasitas server, selain keamanan data kerap menjadi isu krusial.

Ketiga, daya dukung kelembagaan. MOOC Pintar akan didedikasikan menjadi platform milik bersama Kementerian Agama. Semua unit kerja (11 eselon I Pusat ditambah 34 Kanwil, 16 Balai Diklat/Loka Keagamaan, dan 68 perguruan tinggi keagamaan) berhak mendapatkan akses yang sama. Permasalahannya adalah pada kapasitas SDM, ketersediaan anggaran, dan pola pengelolaan MOOC Pintar.

Peran Kepemimpinan Strategis

Melakukan transformasi digital bukanlah hal yang mudah. Memimpin organisasi sebesar Kementerian Agama, dengan satker yang ribuan, semua pemimpin bukan hanya harus memiliki visi dan kemampuan menggerakkan staf, tetapi juga harus mampu menumbuhkan budaya digital (digital culture) yang lebih adaptif terhadap perubahan, siap menerima teknologi dan inovasi baru. Saat ini Pusaka SuperApps Kemenag menjadi channel layanan publik terintegrasi dan telah mendapat respon positif dari publik.

Kepala Balitbang Diklat sangat mendukung pengembangan digitalisasi layanan ini dalam berbagai program yang saat ini digencarkan, yaitu MOOC Pintar, Digilib (Digital Library), pentashihan mushaf al-quran, dan penilaian buku agama. Artinya, pemimpin strategis melihat tantangan dan kendala bukan untuk dihindari, malahan menjadi peluang untuk berkreasi dan berinovasi lebih baik.

Platform MOOC Pintar menjadi contoh bagaimana Pusdiklat berproses menjadi organisasi pembelajar (learning organization). Kesadaran, awareness terhadap kebutuhan stakeholders dan users berkaitan dengan pelatihan yang dibutuhkan (to balance the demands of stakeholders). Sebaran ASN Kemenag di semua wilayah Indonesia, dengan variasi jabatan fungsional dan jumlah yang sangat besar, maka mengandalkan dan mempertahankan pelatihan tatap muka yang memiliki daya tampung terbatas tidak mungkin lagi dipertahankan. Pilihannya adalah mengadakan pelatihan online yang mudah diakses (accessible), terjangkau, dan berbiaya murah atau gratis bagi ASN Kemenag.

Memulai langkah besar, pemimpin unit harus memulai langkah-langkah kecil namun pasti. Di tengah lingkungan yang tidak mendukung dan cenderung mempertahankan status quo alias zona nyaman (comfort zone), pemimpin harus mengambil resiko dan memitigasi secara presisi plus-minusnya. Meyakinkan stakeholders internal bahwa user based training harus dijalankan Pusdiklat untuk menjawab tantangan besarnya jumlah ASN yang menjadi tanggung jawabnya.

Pemimpin digital tidak harus melakukan semuanya sendiri, tetapi mereka harus dapat melihat area organisasi mereka yang perlu ditingkatkan. Ada empat area yang dikembangkan Kepala Pusdiklat (big concept) untuk mendukung ekosistem pelatihan berbasis online-digital, yaitu:

1. Tata Kelola Diklat (Training Management System, TMS)
2. Penjaminan Mutu Pelatihan (Training Quality Assurance, TQA)
3. Pengembangan Pelatihan Online Bersertifikat (Online Based Training, OBT)
4. Peremajaan Sarana Pendukung Pelatihan (Training Support Facilities, TSF).

Keempat area ini dilakukan secara simultan. Smart management system dikenalkan untuk memastikan tata kelola pelatihan berjalan. Didukung aplikasi dan infrastruktur teknologi informasi yang terintegrasi; digital learning culture dan learning/training platform, dan digital office.

Manajemen SDM dilakukan dengan membuat peta kompetensi pelatih (widyaiswara), peningkatan kapasitas widyaiswara, manajer pelatihan (teamwork), optimalisasi resource person (dalam dan luar Pusdiklat), dan talent management. Sementara kerjasama dan jejaring antar instansi diperkuat dengan melakukan benchmarking ke lembaga pelatihan professional; silaturahim ke pimpinan-pimpinan unit di internal Kemenag (eselon I dan II), dan eksternal (kementerian/lembaga), lembaga keagamaan, dan tokoh agama/masyarakat.

Penjaminan mutu pelatihan dimulai dari merancang pelatihan/diklat berdasarkan kebutuhan pengguna (user based training); kurikulum yang berdiversifikasi; merelevansikan pelatihan dengan keragaman unit yang membutuhkan, termasuk masyarakat. Selain itu memperkuat Pusdiklat sebagai lembaga akred itasi; mempertahankan status akreditasi dan memperluas sasaran peserta pelatihan di bidang keagamaan, pendidikan vokasi di PTKI (bidang syariah: akuntan syariah, advokat, wisata halal, halal food, dan lain-lain); pimpinan PTKN, dosen, mahasiswa, siswa, petugas haji, ormas keagamaan, dan sebagainya.

Adapun peremajaan sarana pendukung pelatihan dilakukan melalui perbaikan (beautifikasi) ruang kelas konvensional, aula, dan gedung; penambahan bandwith internet, sewa cloud untuk optimalkan pelatihan online; dan pengadaan alat/perlengkapan studio untuk produksi konten pelatihan.

Awareness pada modal manusia (human capital) tak kalah pentingnya untuk mensukseskan progam pelatihan berbasis online ini. Model kepemimpinan kewirausahaan mengajarkan pentingnya able to motivate, mengetahui bagaimana memotivasi setiap orang dalam tim merupakan hal yang menantang. Bahwa setiap orang perlu disapa secara personal, sering diberi apresiasi atas prestasi yang dicapai, menekankan bahwa pekerjaan akan bermakna jika membawa manfaat bagi banyak orang, dan pelibatan mereka secara aktif dalam berbagai pekerjaan atau keputusan penting. Termasuk menyediakan sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan sangat baik.

Membangun Kultur Digital

Membangun kultur digital di birokrasi kementerian membutuhkan effort tinggi dan komitmen pemimpin strategis. Kesadaran bahwa digitalisasi bukan dimaksudkan untuk semata kepentingan organisasi, tetapi pelayanan terbaik kepada publik. Kemudahan akses, kecepatan, efektifitas dan efisiensi menjadi poin penting meski krusial dipenuhi. Inisiasi platform MOOC Pintar dan sejumlah layanan keagamaan berbasis online di Kementerian Agama membuktikan bahwa “orientasi memberi pelayanan yang memudahkan orang lain” memberikan keberkahan bagi organisasi berupa apresiasi publik, membangun trust, memulihkan kepercayaan, dan meningkatkan akuntabilitas Lembaga.

Platform Pintar ini berbiaya sangat murah. Per 10.000 peserta ada penghematan anggaran negara sebesar 62 miliar rupiah. Cara menghitungnya: jika satu kelas/angkatan pelatihan tatap muka dengan kuota 30 peserta, maka 10.000 peserta dengan aplikasi MOOC Pintar setara dengan 333 angkatan. Jika satu angkatan membutuhkan biaya rata-rata Rp. 170 juta, biaya untuk 333 angkatan sejumlah Rp. 62 miliar. Adapun biaya untuk satu jenis pelatihan melalui MOOC Pintar untuk produksi konten hanya sebesar Rp. 100 juta, dan biaya sewa cloud sebesar Rp. 10.000,- (sepuluh ribu rupiah) per orang per jenis pelatihan. Jika pelatihan sejenis dilakukan berulang, biayanya lebih murah yakni hanya untuk biaya sewa cloud, karena biaya produksi konten tidak lagi diperlukan.

Digitalisasi layanan MOOC Pintar memiliki daya jangkau peserta yang tidak terbatas. Jika pelatihan klasikal dibatasi dengan jumlah peserta, yaitu 30-40 peserta per kelas, di kelas Pintar jumlah peserta tidak dibatasi. Dengan prinsip massive, Pintar memiliki daya tampung yang sangat besar, menampung semua lapisan masyarakat yang ingin mengembangkan kompetensi. Ini sesuai dengan misi Kementerian Agama yang lebih banyak bersentuhan dengan masyarakat dan melayani jumlah pegawai yang besar di seluruh Indonesia, termasuk di wilayah remote area.

Pelayanan berbasis online sudah pada tingkat hajjiyah, kebutuhan utama masyarakat. Unit kerja pelayanan publik seperti Kememterian yang masih berkutat melayani masyarakat secara manual, pelan namun pasti akan ditinggalkan oleh customer-nya.

Platform Pintar mengedukasi user-nya self learning dan mandiri belajar. Mereka bisa mendaftarkan dirinya sendiri untuk mengikuti pengembangan kompetensi. Jika selama ini untuk mengikuti pengembangan kompetensi, masyarakat harus menunggu panggilan atau undangan dari Pusdiklat, Platform Pintar memberikan kesempatan kepada siapapun yang ingin meningkatkan kompetensinya untuk ikut mendaftar, memulai belajar, mengunduh sumber belajar sendiri, sampai mencetak sertifikat secara mandiri.[]

Mastuki HS. (Kapusdiklat Tenaga Teknis)