Mengenal Keterbukaan Informasi Publik (#2): Mengelola Stakeholder

Pada artikel seri pertama, penulis telah membahas tenteng keberadaan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) di  Indonesia. UU KIP diundangkan berpijak di atas konstitusi yang jelas. Tepatnya Pasal 28F dan 28J UUD 1945, secara lugas menyatakan bahwa memperoleh informasi merupakan hak asasi warga negara yang dijamin oleh negara. Namun kebebasan memperoleh informasi tersebut perlu dibarengi dengan menghormati hak asasi orang lain.

Baca Artikel Terkait: Mengenal Keterbukaan Informasi Publik (#1): Sejarah dan Pijakan Konstitusi

Dengan prinsip keseimbangan itu, UU KIP dirancang sebagai alat kontrol penyelenggaraan Badan Publik dalam penggunaan anggaran yang bersumber dari APBN/D, sumbangan masyarakat dan hutang luar negeri, menuju tata kelola yang bersih, transparan dan akuntabel. Sehingga warga negara dapat mengetahui penggunaan APBN/D dalam pembangunan, terutama yang berdampak dalam kebijakan publik.

Jika seperti itu, lantas UU KIP ini sebenarnya untuk siapa?

Untuk menjawab pertanyaan itu pastikan kita memahami secara baik, bahwa UU KIP terkait dengan penyediaan dan pelayanan informasi publik. Karena itu dalam implementasinya tidak terlepas dari stakeholder yang terlibat. Dalam UU KIP, mereka telah didefinisikan secara jelas. Setidaknya ada 4  kelompok besar, yaitu: Pemohon Informasi, Pengguna Informasi, Badan Publik, serta Komisi Informasi. Mereka memiliki kewenangan, hak, dan kewajiban yang saling terkait.

Penyelenggara keterbukaan informasi, harus dipastikan mengetahui bentuk pelibatan stakeholder dari berbagai aspek. Dengan mengetahuinya, kita dapat memberikan perhatian, melihat kepentingan dan pengaruh serta menggunakan kekuatan untuk mendukung keberhasilan proses bisnis yang dilakukan setiap Badan Publik.

Salah satu tujuan penting implementasi keterbukaan informasi bagi Badan Publik adalah untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan. Sehingga reputasi dan kepercayaan publik terhadap Badan Publik akan meningkat. Selain itu, Badan Publik dapat mengetahui dan menggunakan sebagai bahan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak.

Di sinilah peran penting dan strategi dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID merupakan unit yang dibentuk sebagai lembaga yang bertugas memberikan penyelenggaraan pelayanan informasi yang berkedudukan di setiap Badan Publik. Dalam menjalankan tugas, PPID harus melengkapi dirinya dengan sejumlah kajian kebijakan serta instrumen implementasi dan evaluasi. Karena itu, PPID semestinya diberikan sumberdaya dan kewenangan mencukupi termasuk akses ke sumber-sumber informasi.

Kementerian Agama sebagai Badan Publik

Dalam UU KIP, Badan Publik mencakup lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN/D, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN/D, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

Dengan definisi tersebut, sangat jelas bahwa Kementerian Agama (Kemenag) sebagai lembaga eksekutif merupakan Badan Publik sebagaimana disebutkan. Maka tidak ada alasan bagi Kemenag tidak membentuk PPID, sebagai amanah dalam UU KIP. Ini kewajiban pertama yang mesti dipenuhi sebagai instrumen dalam implementasi UU KIP.  

Pembentukan PPID di Kemenag sendiri telah melalui beberapa kali penyesuaian seiring perubahan struktur organisasi pusat dan daerah. Terakhir melalui KMA Nomor 657 Tahun 2021, dibentuk PPID Utama dan PPID Unit. PPID Utama merupakan PPID yang mengayomi Kemenag sebagai Badan Publik. Dalam rangka membantu pelayanan informasi oleh PPID Utama, dibentuk PPID Unit yang menjadi perpanjangan tangan di setiap Satker Unit Eselon I, Kantor Wilayah, Perguruan Tinggi dan Kankemenag Kabupaten/Kota.

PPID secara umum mempunyai kewajiban menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya. Dalam arti informasi dimaksud telah melewati proses pengolahan dan terdokumentasikan secara baik. Lebih lanjut, dalam menghadirkan informasi, PPID wajib memastikan akurat, benar, dan tidak menyesatkan.

Dalam konteks Kemenag, tantangan terbesar yang dihadapi PPID adalah ketersediaan informasi sebagai modal dasar memberikan pelayanan. Tidak jarang informasi yang diminta publik belum terdokumentasi dengan baik, bersifat parsial, hingga tidak layak. Kondisi ini sering menyebabkan lemahnya kemampuan Kemenag dan rentan terhadap pengaduan keberatan dan sengketa yang dilayangkan oleh Pemohon Informasi.

Untuk itu, sudah semestinya PPID memiliki tata kelola informasi, perangkat sistem informasi dan dokumentasi yang berorientasi pada layanan publik. Sistem yang dilengkapi dengan fitur perencanaan, pengumpulan, pemeriksaan, diseminasi dan pengendalian informasi. Sehingga konsolidasi dan pelayanan bisa dijalankan secara baik dan efisien serta mudah diakses.

Tantangan berikutnya terkait kapasitas pengelola PPID. Minimnya pemahaman terhadap regulasi, sering terjadi pengelola bersikeras tidak mau memberikan informasi yang sejatinya menjadi ranah publik. Begitu pula tidak sedikit Satker kurang cermat dalam menyusun perencanaan dan pelaksanaan anggaran, yang berujung menjadi sasaran empuk di kalangan publik.

Namun dalam hal memberikan pelayanan, PPID tetap diwajibkan membuat pertimbangan secara tertulis terhadap  setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak atas Informasi publik. Pertimbangan dimaksud bisa memuat aspek politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan negara. Hal ini dilakukan sebagai cara minimalisir risiko atas penggunaan informasi yang ada di tangan publik.

Karena itu, PPID pun punya hak untuk menolak permohonan informasi, apabila tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Informasi dimaksud, mencakup: a. informasi yang dapat membahayakan negara; b. informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat; c. informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi; d. informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan; dan/atau e. Informasi Publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan.

Meski PPID Kemenag secara regulasi telah mulai dibentuk sejak tahun 2012, bukan berarti persoalan pengelolaan dan layanan informasi selesai. Tantangan demi tantangan senantiasa muncul seiring dinamika perubahan struktur organisasi, pergantian pimpinan, mobilitas pegawai dan perkembangan pelaksanaan tugas. 

Pelibatan Stakeholder 

Dalam menjalankan tugasnya, PPID tidak terlepas dari kebutuhan akan informasi dari stakeholder eksternal yang harus dilayani. Meski secara umum stakeholder dalam UU KIP telah diidentifikasi, namun tetap perlu dilakukan penanganan agar tujuan tercapai dengan baik.

Secara umum, kelompok yang mendapat pelayanan informasi terbagi menjadi dua, yakni Pemohon Informasi dan Pengguna Informasi. Pemohon Informasi Publik didefinisikan sebagai warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik. Sementara. Pengguna Informasi Publik adalah orang yang menggunakan informasi publik.

Namun keduanya bisa berasal dari kelompok sama, atau juga berbeda. Dalam arti pihak yang memohon informasi bisa jadi tidak sama dengan mereka yang menggunakan informasi. Mereka bisa terdiri dari banyak kalangan, seperti perorangan, komunitas, lembaga profesi, jurnalis media, lembaga swadaya masyarakat, organisasi masyarakat, lembaga keagamaan, badan usaha, sampai badan publik.

Pada dasarnya pelayanan informasi publik kepada setiap kelompok tersebut memiliki tantangan kurang lebih sama. Secara umum fokusnya seputar informasi pelaksanaan anggaran yang berdampak langsung ke publik atau bantuan yang diberikan kepada pihak tertentu. Namun dalam beberapa hal, permintaan informasi bersifat spesifik sesuai isu yang berkembang di ranah media.

Kembali ke tujuan utama implementasi keterbukaan informasi yakni untuk mendukung penyelenggaraan negara yang baik. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka pelibatan stakeholder menjadi keniscayaan. Setidaknya ada empat strategi pelibatan yang patut dijadikan sebagai program prioritas oleh PPID. Keberhasilan pelaksanaan strategi ini sekaligus akan menjadi indikator keberhasilan pelayanan informasi publik.

Pertama, Komunikasi. Membangun komunikasi dua arah dengan stakeholder menjadi langkah strategis yang mesti dilakukan. Konteks pelayanan informasi publik, komunikasi menjadi kunci harmonisasi antara Kemenag sebagai Badan Publik dengan stakeholder. Ada banyak model komunikasi yang mesti dikembangkan, sejak dari pelayanan sampai penanganan pengaduan dan penyelesaian sengketa. Saluran, media, dan konten komunikasi juga perlu dibuat bervariasi disesuaikan dengan segmentasi stakeholder.

Komunikasi yang dijalankan tidak harus berdiri sendiri. Bagaimanapun Kemenag sebagai lembaga pemerintah memiliki kelembagaan, perangkat dan instrumen yang sejalan, seperti halnya fungsi kehumasan. Bersama humas, PPID patut menyusun strategi komunikasi yang tepat untuk mengelola stakeholder agar bandul keberpihakan semakin positif.

Kedua, Tingkat Penerimaan. Untuk mendapatkan atensi publik, sosialisasi dan diskusi bisa menjadi instrumen dalam menyampaikan rencana kebijakan publik dan rencana program. PPID dapat menggunakan instrumen ini untuk menyampaikan pesan sekaligus menerima masukan. Hal ini penting guna mematangkan kebijakan dan program sedang dan akan dilakukan oleh Kemenag. Dalam kesempatan yang sama, stakeholder dapat mengetahui sejak dini dan memberikan masukan atau perbaikan atas kebijakan yang akan diterapkan. Sejalan dengan itu, PPID  juga perlu menyampaikan evaluasi atas sejumlah kebijakan yang telah dilakukan serta dampaknya terhadap masyarakat.

Respons positif maupun negatif, merupakan bentuk perhatian publik yang mesti dikonsolidasi dan dikelola. Jadikan setiap respons sebagai bahan masukan dan perbaikan atas sejumlah kebijakan atau pemahaman informasi yang ditangkap oleh publik. Memberikan umpan balik secara proporsional atas respons tersebut akan memberi dampak positif ke publik. Jika perlu lakukan diskusi atau kajian secara khusus untuk menindaklanjuti tantangan.

Ketiga, Kolaborasi. Kemenag dalam merumuskan sampai implementasi kebijakan rasanya tidak mungkin berdiri sendiri. Dipastikan di dalamnya terlibat stakeholder, dari tataran pemerintah maupun non pemerintah. Kolaborasi sudah menjadi keniscayaan bagi Kemenag untuk mewujudkan keterbukaan informasi. Bahkan dalam implementasinya tidak mungkin terlepas dari peran masyarakat. Karena itu perlu sebuah ekosistem untuk membangun kolaborasi positif yang saling mendukung sesuai kapasitasnya dalam koridor regulasi. 

Kolaborasi positif hanya bisa dibangun ketika para pimpinan memiliki kemampuan dan kemauan untuk memberikan contoh. Sebuah contoh yang bermental pemimpin, perilaku adil, tanpa berpihak pada kelompok tertentu, tanpa melabrak dan menabrak regulasi. Karena pada dasarnya secara regulasi sudah memungkinkan mewujudkan kolaborasi harmonis bersama para pihak.

Keempat, Tingkat Kepercayaan. Salah satu ukuran keberhasilan dari implementasi kebijakan dan program yang terapkan adalah kepercayaan dari publik. Dalam konteks pelayanan informasi, lebih spesifik dapat dilakukan melalui survei dan menghasilkan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM).

Secara umum, dampak positif yang dirasakan masyarakat atas kebijakan dan program serta perilaku dan komitmen pimpinan akan membentuk reputasi bagi lembaga. Tentu saja, kepercayaan publik tidak bisa begitu saja dibentuk dengan mengandalkan citra yang sifatnya relatif sementara. Semua upaya harus dilakukan secara sistematik. 

Melihat dinamika selama ini, keterbukaan informasi di Kemenag akan menjadi jalan panjang penuh liku tantangan. Perlu sebuah tindakan luar biasa, agar Kemenag keluar dari rutinitas nan membelenggu informasi, memutus sekaligus membangun ulang rantai pasokan informasi. Perlu keberanian mengajak semua lini dari hulu sampai hilir dan menghadirkan sosok pimpinan sebagai teladan sekaligus penggerak yang memiliki wawasan pelayanan prima.

Bersambung...

Fungsional Statistisi Ahli Madya Rosidin